Comment reporter, annuler et négocier un aménagement du contrat ou sa résolution?
Des conseils pour vous aider sur le plan juridique.
Comment appliquer la force majeure, négocier avec son assureur, limiter sa responsabilité, suspendre le contrat, annuler les contrats des fournisseurs, demander une réduction de prix, faire jouer la clause d’imprévision ?

L’actualité est fournie en annulations ou reports de foires et salons, ou d’évènements sportifs comme Roland-Garros, du fait des interdictions de rassemblements et du confinement décidés par le gouvernement, et le suspense n’est plus d’actualité pour les Jeux Olympiques dont le report vient d’être acté.

Confronté à ce genre de situation, comment réagir, trouver les solutions et également tirer des leçons de ces annulations pour prévoir l’avenir ?

Quelques conseils pratiques à destination des organisateurs d’évènements.

 

1. Le risque est inhérent à l’évènement.

 

On ne participe pas à un évènement comme on loue une salle pour un séminaire.

Il faut être prêt pour le jour J.

On ne peut pas cacher les risques inhérents à ce genre de manifestations et notamment le risque d’annulation.

Les risques de tempête, de pollution maritime (Erika) ou terrestre (Lubrizol), de catastrophe naturelle, d’inondation, d’épidémie (SRAS 2003, H1N1 2009, Ebola 2014, COVID 19), d’incendie majeur (Australie et Californie), d’éruption volcanique (Indonésie), de blocage d’accès (Ecluses, Ponts), sans compter les attentats terroristes ou les gilets jaunes, font la une de l’actualité régulièrement.

Chaque partie à l’évènement doit être consciente du risque.

L’évènement est réalisé dans l’intérêt et aux risques de l’organisateur mais aussi dans l’intérêt des exposants, des partenaires, des participants qui souhaitent faire la promotion de leurs produits, ou réaliser des exploits, et qui y trouvent un moyen efficace de publicité.

Il est donc nécessaire de réfléchir ensemble aux difficultés pouvant survenir pour anticiper les solutions en cas d’annulation.

 

2. Informer le partenaire dès le départ

 

C’est le but de la négociation du contrat et des conditions générales pour éviter la qualification de contrat d’adhésion et le déséquilibre significatif (art 1171 du code civil), conditions qui doivent acceptées (art 1119 du code civil).

Attirer l’attention du partenaire sur le risque d’annulation de manière qu’il ne puisse être reproché de ne pas l’avoir informé d’un élément déterminant du contrat (art 1112-1 du code civil)

 

3. Bien s’assurer et proposer une assurance à son partenaire

 

L’assurance de l’organisateur

Bien sûr, tous les organisateurs sont assurés en responsabilité civile « Organisateur », pour leurs mandataires sociaux, pour les bénévoles, pour les risques classiques pouvant survenir dans le cours de l’évènement de type incendie, inondation, vandalisme, etc.

Mais quid de l’annulation ? Voici quelques pistes pour négocier sa police.

  • Quels peuvent être les risques couverts en annulation totale, en suspension ou en report de l’événement ?
  • Quels sont les risques exclus ?
  • En cas de couverture, s’agit-il seulement d’un remboursement de frais ou des pertes réellement subies ?
  • Qu’en est-t-il des remboursements des clients qui ont réglé leurs participations financières ?
  • Négocier une franchise, un plafond, un remboursement en cas de non sinistre
  • Prévoir les renonciations à recours des clients et de leurs assureurs
  • Prévoir que les partenaires seront assurés additionnels moyennant une surprime

 

L’assurance du partenaire

  • Demander impérativement aux clients de s’assurer eux-mêmes en annulation pour leur préjudice indirect (traiteur, marketing, invitation clients, frais de voyage, etc.) c’est-à-dire la partie non remboursable, le cas échéant, par l’organisateur ?
  • Leur proposer une police annulation en option
  • Obliger le client à s’assurer en annulation peut sauver la relation commerciale si, de l’autre côté, l’organisateur est également assuré en annulation.

Et cela permet de limiter contractuellement la responsabilité de l’organisateur.

 

Le point de la situation des assurances en période de coronavirus.

Un article paru dans Les Echos le 09/03/2020 faisait le point de la situation avec des interviews des coutiers qui font autorité sur la place : Marsh, Gras-Savoye, Siaci Saint Honoré, Axa.

« Sur le marché français, 80% des évènements sont assurés 6 mois à l’avance » [Gras Savoye].

Et en cas d’annulation, ils bénéficient du remboursement de leurs frais.

Mais les évènements d’entreprise ne sont pas toujours assurés en annulation faute de l’avoir prévu.

Depuis janvier 2020, une clause d’exclusion du coronavirus figure dans les polices.

Pour l’annulation d’évènements, très peu de contrats où le risque de pandémie n’est pas exclu (AXA).

L’impact de l’annulation des Jeux Olympiques serait catastrophique pour le marché de l’assurance annulation compte-tenu de l’enveloppe d’environ 100 millions d’euros.

 

4. Utiliser l’arsenal contractuel.

 

La réforme du droit français des contrats applicable depuis le 1er Octobre 2016 a prévu un certain nombre de dispositifs en la matière qui ne sont pas tous d’ordre public.

Seules sont d’ordre public :

  • L’obligation de bonne foi ( art 1104 du Code Civil)
  • L’obligation d’information précontractuelle (art 1112-1 du code civil)
  • La fourniture de l’obligation essentielle prévue au contrat (art 1170 du code civil)
  • Le déséquilibre significatif dans un contrat d’adhésion (art 1171 du code civil)
  • L’appréciation par le juge du montant de la clause pénale (art 1231-5 du code civil)

On peut donc prévoir des aménagements contractuels ou renoncer à l’application des autres dispositions.

Mais si on n’y renonce pas, elles s’appliqueront d’office !

 

Limiter sa responsabilité et la coupler avec une police d’assurance annulation

On peut limiter par exemple à 50% le remboursement et s’assurer à hauteur de 50%. Limitation autorisée par l’art 1231-3 du code civil.

Sous réserve d’exécuter son obligation essentielle (art 1170 du code civil), bien sûr.

 

Organiser la rupture / l’annulation du contrat

Le partenaire souhaite payer quand il reçoit la prestation et l’organisateur être payé d’avance.

Comment concilier les deux impératifs en cas d’annulation du contrat par l’une des parties ou en cas de force majeure ?

Prévoir un tableau d’indemnisation chiffré, par date d’annulation :

  • En cas d’annulation fautive par l’organisateur à telle date, il doit telle somme
  • En cas d’annulation fautive par le partenaire à telle date, il doit telle somme
  • En cas d’annulation pour force majeure, pas de remboursement ou remboursement limité, en rapport avec la couverture d’assurance.

 

Contractualiser la force majeure

Définition

Art 1218 du code civil : « ll y a force majeure en matière contractuelle lorsqu’un événement échappant au contrôle du débiteur, qui ne pouvait être raisonnablement prévu lors de la conclusion du contrat et dont les effets ne peuvent être évités par des mesures appropriées, empêche l’exécution de son obligation par le débiteur.
Si l’empêchement est temporaire, l’exécution de l’obligation est suspendue à moins que le retard qui en résulterait ne justifie la résolution du contrat.
Si l’empêchement est définitif, le contrat est résolu de plein droit et les parties sont libérées de leurs obligations dans les conditions prévues aux articles 1351 et 1351-1. »
Art 1351 du code civil : « L’impossibilité d’exécuter la prestation libère le débiteur à due concurrence lorsqu’elle procède d’un cas de force majeure et qu’elle est définitive, à moins qu’il n’ait convenu de s’en charger ou qu’il ait été préalablement mis en demeure.

L’article 1218 du Code civil n’est pas d’ordre public

 

Deux critères :

Imprévisibilité : Certains auteurs vous diront que l’on peut maintenant tout prévoir, qu’il existe des études sur tous les sujets, et qu’en conséquence rien n’est plus imprévisible. On pourra répondre que les prévisionnistes peuvent se tromper ce qui rend la réalité imprévisible.

La tempête est prévisible depuis des lustres mais elle est toujours considérée comme un cas de force majeure.

 

Irrésistibilité : il faut que le débiteur de l’obligation ne puisse rien faire qui lui permette de sauver la situation.

 

Plusieurs conséquences :

  • Exonération de la responsabilité de l’organisateur à qui il ne peut être réclamé de dommages et intérêts pour non-réalisation de l’évènement sauf s’il a contractuellement prévu de prendre les conséquences à sa charge
  • En cas d’annulation pure et simple, le contrat étant « résolu », chaque partie se retrouve théoriquement dans l’état dans lequel elle se trouvait avant la conclusion du contrat : l’organisateur n’a plus à mettre en place l’évènement, et le client peut demander la restitution des acomptes versés.
  • Suspension ou report : qui va supporter les frais strictement liés à cette situation (tous les postes de budget sont affectés) ?
  • Annulation en cascade de la chaine des contrats pour l’organisateur et le partenaire (contrats fournisseurs)

La jurisprudence

L’imprévisibilité s’apprécie au jour de la signature du contrat
L’irrésistibilité s’apprécie au cas par cas notamment au regard du lien entre la force majeure et la prestation promise

Les décisions rendues dans des situations similaires à l’épidémie de coronavirus

Les tribunaux ont considéré l’Ebola comme un cas de force majeure (C. Appel Paris 17 Mars 2016), mais l’ont refusé pour absence de lien de causalité avec la baisse d’activité d’une entreprise ou lorsque le virus n’avait pas rendu l’exécution impossible (C. appel Paris 29 Mars 2016) ou lorsque le virus est récurrent (C. Appel Nancy 22 Novembre 2010) ou annoncé depuis quelques temps (C. Appel Besançon 8 Janvier 2014)

 

Mais dans le cas du Covid 19, nous avons :

  • Le virus
  • + la publication de l’Organisation Mondiale de la Santé du 30 Janvier 2020 qui a qualifié l’épidémie de coronavirus d’« d’urgence de santé publique de portée internationale »
  • + la déclaration du ministre de l’économie du 28 Février 2020 indiquant que le coronavirus sera « considéré comme un cas de force majeure pour les entreprises »
  • + l’arrêté ministériel d’interdiction des rassemblements de + de 5000 personnes en milieu clos du 4 mars 2020
  • + le confinement des personnes par décret du 16 Mars 2020 qui ne prévoit pas de dérogation pour la participation à un événement.

Il y a donc des chances raisonnables pour que le coronarivus soit considéré comme un cas de force majeure, surtout si votre contrat prévoit que l’interdiction administrative de votre événement constitue un cas de force majeure.

En l’espèce, il y a cas de force majeure pour l’organisateur qui ne peut plus organiser (arrêté du 4 Mars) et pour le partenaire qui ne peut plus participer (décret du 16 Mars)

 

Comment contractualiser ?

Ajouter des cas de force majeure à la liste habituellement retenue (guerre, cataclysme naturel ou troubles sociaux), tels que la panne informatique par exemple (C. cassation 17 Février 2010), ou l’interdiction administrative de la manifestation. Il faut cependant que les situations visées respectent les critères d’imprévisibilité et d’irrésistibilité.

Prévoir que les versements effectués ne seront pas remboursés.

Si le contrat est à « exécution successive », c’est-à-dire qu’il s’exécute sur une longue durée avec l’octroi de prestations d’image, d’utilisation du logo, de relations publiques avant l’événement, le partenaire aura bénéficié une contrepartie avant l’annulation.

Chaque partie peut conserver les frais engagés à la date de l’annulation et aucun remboursement ne sera effectué.

 

Suspension/ Report de l’événement

Les frais de « sauvegarde » de l’évènement, en cas de suspension, restent à la charge de celui qui les engage ou peuvent être partagés par les parties.

Fixer des critères objectifs de report pour l’organisateur et des motifs objectifs de refus pour le partenaire, sur la base de la bonne foi.

 

Caducité des contrats interdépendants

L’organisateur d’évènement a négocié la réservation de 200 chambres d’hôtel. Si l’hôtelier est au courant de l’évènement, la réservation peut être annulée si l’évènement est annulé (art 1186 du code civil).
Inclure dans le contrat de sous-traitance l’acceptation d’annulation de la prestation si l’évènement est annulé.

 

Inexécution contractuelle partielle et réduction de prix

L’une des possibilités offertes par le droit des contrats est de demander une réduction de prix en cas « d’exécution imparfaite de la prestation », dont le montant peut être arbitré par le juge en cas de désaccord (art 1223 du Code civil)
Ce texte n’étant pas d’ordre public, les parties peuvent renoncer à toute demande de réduction de prix ou aménager la réduction par contrat.

 

Clause pénale

Le contrat peut prévoir que la partie qui n’a pas exécuté le contrat paiera à l’autre une certaine somme à titre de dommages et intérêts. Mais le juge peut d’office diminuer ou augmenter la pénalité, et ce texte est d’ordre public (art 1231-5 du code civil)

 

Clause d’imprévision/hardship

Cette clause, différente de la force majeure en ce sens qu’elle ne porte que sur l’aspect financier, permet d’obtenir une révision de prix en cas d’augmentation excessive du coût de l’évènement.
La question est de savoir à partir de quel moment l’exécution du contrat devient « excessivement onéreuse pour une partie qui n’avait pas accepté d’en assumer le risque » ? Il faut alors prévoir des critères financiers de déclenchement du mécanisme de renégociation prévu par le texte, avec possibilité d’intervention du juge et/ou résolution du contrat en cas de désaccord (art 1195 du code civil).

Ce texte n’est pas d’ordre public et on peut y renoncer ou l’aménager contractuellement.

 

En conclusion

Entre les couvertures d’assurance et la négociation contractuelle un équilibre doit être trouvé entre les partenaires, c’est l’objet de la négociation du contrat d’origine. En cas de conflit, les quelques propositions évoquées permettront de rapprocher les points de vue.

 

Thierry CLERC
Avocat
FCA Grand Ouest – Paris – Normandie (Rouen- Evreux- Caen)
Membre d’Eurojuris International
« clerc@eurojuris.fr »