Au regard du contexte épidémique de COVID-19, l’Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 adapte les règles de convocation, d’information, de réunion et de délibération des assemblées et des organes collégiaux d’administration, de surveillance et de direction des personnes morales et des entités dépourvues de personnalité morale de droit privé afin de leur permettre de continuer d’exercer leurs missions malgré les mesures prises pour limiter la propagation du covid-19 et ainsi d’assurer la continuité du fonctionnement de ces groupements.

Ainsi, de nombreuses personnes et entités, notamment les sociétés civiles et commerciales, bénéficieront des mesures de cette ordonnance dans le cadre de la tenue de l’ensemble des Assemblées (Assemblées Générales, Comités de Surveillance ou de Direction, Conseils d’Administration, Directoires, etc…), et ce pour la période allant du 12 mars 2020 au 31 juillet 2020, sauf prorogation jusqu’à une date fixée par décret et au plus tard le 30 novembre 2020.

 

Tenue des Assemblées

Quel qu’en soit l’objet, les Assemblées convoquées en un lieu affecté, à la date de la convocation ou à celle de la réunion, par une mesure administrative limitant ou interdisant les rassemblements collectifs pour des motifs sanitaires, pourront être tenues valablement, sur décision de l’organe compétent pour convoquer ladite Assemblée, sans que les membres (notamment les Associés) et les autres personnes ayant le droit d’y assister (notamment les Commissaires aux comptes, instances représentatives du personnel) ne soient présents physiquement ou par conférence téléphonique ou audiovisuelle. Pour ce faire, l’organe compétent pourra décider de recourir au vote à distance, par voie de consultation écrite, ou que les membres exercent leur droit de vote au moyen d’une procuration. Néanmoins, l’organe compétent pourra tout de même décider de tenir l’Assemblée par visioconférence ou tout autre moyen de télécommunication à condition que le moyen utilisé puisse permettre l’identification de chaque membre participant, transmettre au moins la voix des participants et assurer la retransmission continue et simultanée des délibérations aux participants, et ce, même si les statuts de la société ne le prévoient pas.

 

Convocation

Les Assemblées seront convoquées dans les délais prévus aux statuts de la Société. Cependant, l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée pourra aviser les membres de l’Assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister par tout moyen, notamment dématérialisé, permettant d’assurer leur information effective, de la date et de l’heure de l’assemblée, ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l’ensemble des autres droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d’y assister.

En ce qui concerne les Assemblées convoquées avant l’adoption des présentes mesures, pour lesquelles les formalités de convocation sont en tout ou partie réalisées, l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée devra informer les membres de l’Assemblée et les autres personnes ayant le droit d’y assister par tout moyen, notamment dématérialisé, permettant d’assurer leur information effective dans un délai minimum de trois jours ouvrés avant la date de tenue de l’Assemblée, des nouvelles modalités de tenue de ladite Assemblée. Cette modification ne donnera pas lieu au renouvellement des formalités de convocations, ni ne constituera une irrégularité.

 

Quorum et majorité

Sur décision de l’organe compétent pour convoquer l’Assemblée, pourront être réputés présents pour le calcul du quorum et de la majorité les membres des assemblées qui participent par une conférence téléphonique ou audiovisuelle permettant leur identification, et ce, sans qu’une clause des statuts ne soit nécessaire à cet effet ni ne puisse s’y opposer.

 

Droit d’information et de communication

Les membres d’une Assemblée conservent leur droit d’information et de communication de documents préalablement à sa tenue. Les documents et informations pourront être communiqués par message électronique sous réserve que le membre indique dans sa demande l’adresse électronique à laquelle les lui transmettre.